Pièce jointe

Vous avez sûrement déjà reçu un courriel dans lequel il apparaît ce message:

Vous trouverez ci-joint […]

En gros, ce que cette expression signifie qu’en plus d’un message, l’e-mail est accompagné d’un ou plusieurs fichiers.

Ces fichiers envoyés par email sont connus sous le nom de: pièces jointes.

Qu’est-ce qu’une pièce jointe

Une pièce jointe est un document qui est envoyé par e-mail.

Imaginez par exemple que vous voulez envoyer à votre famille quelques photos de votre mariage. L’e-mail est un outil parfait pour cela; Vous écrivez un petit message et vous joignez toutes les photos que vous souhaitez envoyer.

Dans tous les cas, une pièce jointe ne doit pas nécessairement être une image, il peut s’agir d’une facture au format PDF, d’un graphique sur Excel, d’un vidéo, d’un document Word, …).

Comment télécharger et ouvrir les pièces jointes

En général, les pièces jointes apparaissent à la fin de l’e-mail; après la fin du message.

• Nous devons comprendre qu’il n’est pas toujours possible de visualiser les fichiers sans les télécharger. Parfois, les fichiers sont envoyés compressés et pour pouvoir les visualiser, nous serons obligés de premier les télécharger. D’autres fois, les fichiers envoyés occupent beaucoup d’espace et au lieu de cliquer sur le bouton de téléchargement traditionnel, nous serons redirigés vers un lien (Google Drive par exemple), ou vous pourrez les télécharger.

Nous vous recommandons de lire l’article sur l’utilisation des fichiers compressés, car à un moment donné, vous recevrez ou devrez envoyer des documents compressés par courrier électronique.

• Dans tous les cas, nous trouverons une flèche pointant vers le bas à droite des pièces jointes (s’il y a plusieurs fichiers à télécharger). Nous devrons simplement cliquer dessus pour télécharger les fichiers.
• Dans le cas où seul un fichier nous a été envoyé, nous devrons laisser le curseur de la souris sur le fichier et la flèche de téléchargement apparaîtra. Ensuite, nous cliquons dessus pour télécharger le fichier.
• Tous les fichiers téléchargés seront automatiquement enregistrés dans le dossier de téléchargement ou ‘Download’ de notre ordinateur. Il est pratique que vous les effaciez ou que vous les déplaciez dans un autre dossier une fois que vous les avez téléchargés, afin que les fichiers ne s’accumulent pas dans le dossier ‘Téléchargement’ de votre ordinateur.

Comment envoyer une pièce jointe par e-mail

Chaque fois que vous allez écrire un e-mail, soit en envoyant un nouveau ou de répondre à un reçu, vous aurez toujours un bouton pour pouvoir joindre des fichiers.

1 | Premièrement, nous devons être sûrs de l’emplacement des fichiers (sur votre ordinateur) que nous voulons envoyer.

2 | Nous nous connectons à notre courrier.

• Si nous envoyons un nouvel e-mail, cliquez sur le bouton pour envoyer un e-mail; Ce bouton est généralement appelé ‘Nouveau message’, ‘Nouveau Courrier’, etc.
• Si nous voulons répondre à un e-mail, nous entrons dans l’e-mail reçu et appuyez sur ‘répondre’. Le bouton de réponse apparaît généralement à la fin de l’e-mail ou en haut à droite représentée par une flèche pointant vers la gauche.

  

  

3 | Dans la même fenêtre où nous écrivons notre message, à droite du bouton « Envoyer » nous allons trouver une icône en forme de clip papier. C’est l’icône sur laquelle nous devons appuyer pour ajouter des pièces jointes.

4 | En cliquant sur l’icône, une nouvelle fenêtre va s’ouvrir qui nous permettra de sélectionner les fichiers que vous souhaitez joindre dans votre email.

5 | Le fichier sera alors automatiquement ajouté en tant que pièce jointe à notre e-mail. Si nous voulons ajouter d’autres fichiers, il suffira de répéter ce processus jusqu’à ce que nous avons ajouté tous les fichiers que vous souhaitez envoyer.

6 | Si vous avez joint un fichier par erreur, nous ne devrons cliquer sur le « x » à droite de la pièce jointe pour la supprimer.

7 | Enfin, cliquez sur ‘envoyer’ pour envoyer notre email avec les pièces jointes.